Negocjacje bez ogłoszenia

Negocjacje bez ogłoszenia są konkurencyjnym i zamkniętym trybem udzielania zamówień publicznych, przewidzianym przez ustawę Pzp. Polega on na zaproszeniu grupy wykonawców do przeprowadzenia negocjacji dotyczących warunków, na jakich ma zostać udzielone zamówienie, po czym dopiero następuje złożenie, ocena i wybór ofert (art. 61 Pzp).

Warunki zastosowania

Tryb ten nie należy do trybów podstawowych i w związku z tym do wszczęcia w nim postępowania podlegającego wymagane jest spełnienie co najmniej jednej spośród czterech przesłanek. Zostały one określone w art. 62 ust. 1 Pzp:

1) w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;

2) został przeprowadzony konkurs, o którym mowa w art. 110, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych;

3) przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;

4) ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Zamawiający szczególną uwagę powinien poświęcić na właściwe rozpatrzenie spełniania wyżej wymienionych przesłanek. Szczególne trudności może budzić prawidłowe uzasadnienie spełnienia przesłanki określonej w art. 62 ust. 1 pkt 4 Pzp.

Ponadto, w przypadku udzielania zamówienia na usługi o charakterze niepriorytetowym Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli zajdzie co najmniej jedna z sytuacji wskazanych w art. 5 ust. 1a i 1b Pzp.

Wymóg spełnienia przynajmniej jednej z określonych przesłanek nie jest jedynym warunkiem, który dotyczy zamawiającego udzielającego zamówienia publicznego w trybie negocjacji bez ogłoszenia.

Kolejnym jest konieczność zawiadomienia w ciągu 3 dni od wszczęcia postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego zastosowania tego trybu. Ma to miejsce w przypadku, gdy wartość przedmiotu zamówienia przekroczy kwoty progów unijnych, określonych dla dostaw i usług na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. Oznacza to, że obowiązek zawiadomienia Prezesa UZP dotyczy także zamówień na roboty budowlane, których wartość przekracza próg unijny przewidziany dla zamówień na usługi i dostawy.

Dla postępowań prowadzonych na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 1 Pzp (w przypadku unieważnienia przetargu nieograniczonego lub ograniczonego z powodu braku wniosków o dopuszczenia do udziału w postępowaniu lub ofert niepodlegających odrzuceniu), których wartość przekracza progi unijne ustawa Pzp stawia jeszcze jeden warunek - obowiązek przekazania Komisji Europejskiej informacji o unieważnieniu pierwotnego postępowania, jeżeli tylko Komisja tego zażąda.

Wykonawcy

Postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia jest wszczynane przez zaproszenie przez zamawiającego wykonawców do negocjacji. Aby zapewnić konkurencję, zgodnie z brzmieniem art. 63 ust. 3 pzp zamawiający musi zaprosić co najmniej 5 wykonawców.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której specjalistyczny charakter zamówienia powoduje, że liczba wykonawców, którzy mają wystarczający potencjał jest mniejsza. W takim przypadku do postępowania należy zaprosić co najmniej 2 wykonawców.

Jeżeli postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia jest wszczynane na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 1 Pzp, to zamawiający ma obowiązek zaprosić do postępowania co najmniej tych wykonawców, którzy złożyli oferty w unieważnionych poprzednio przetargach nieograniczonym bądź ograniczonym.

Zaproszenie do negocjacji

Art. 63 ust. 1 Pzp ustala minimalny zakres informacji, jakie muszą znaleźć się w zaproszeniu, które zamawiający kieruje do wykonawców.
Do koniecznych elementów ustawa zalicza:
1) nazwę (firmę) i adres zamawiającego;
2) określenie przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych;
3) informację o możliwości złożenia oferty wariantowej;
4) termin wykonania zamówienia;
5) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;
6) określenie trybu zamówienia i podstawy prawnej jego zastosowania;
7) kryteria oceny ofert i ich znaczenie;
8) miejsce i termin negocjacji z zamawiającym.

Negocjacje

Art. 65 Pzp nakazuje stosować do negocjacji bez ogłoszenia niektóre przepisy dotyczące trybu negocjacji z ogłoszeniem. Należą do nich ustalone w przepisach art. 58 ust. 3 i 4 Pzp normy ustalające dwie zasady prowadzenia negocjacji:

1. Poufność - informacje techniczne i handlowe mogą być ujawniane tylko za zgodą stron,

2. Zasadę równego traktowania wszystkich wykonawców, którzy biorą udział w negocjacjach (w szczególności ustawa mówi o wyjaśnieniach, informacjach, warunkach i dostępie do dokumentów).

Zaproszenie do składania ofert

Po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do składania ofert. Termin na przygotowanie ofert musi uwzględniać czas potrzebny na ich przygotowanie i przekazanie zamawiającemu (art. 64 ust. 1 Pzp). Zaproszenie musi zawierać następujące informacje (art. 60 ust. 1 w zw. z art. 65 Pzp):

1) miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert;
2) obowiązek wniesienia wadium;
3) termin związania ofertą.

SIWZ

Ustawa nakazuje razem z zaproszeniem do złożenia ofert przekazanie wykonawcom specyfikację istotnych warunków zamówienia, nie musi ona jednak zwierać warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, ponieważ są one określone już w zaproszeniu do negocjacji (art. 64 ust. 3 Pzp).

Badanie i wybór najkorzystniejszej oferty

Do badania i wyboru najkorzystniejszej oferty w trybie negocjacji bez ogłoszenia stosuje się przepisy art. 82-95 Pzp.

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy

Niezwłocznie po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający może opublikować ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy (art. 62 ust. 2a Pzp). W zależności od wartości przedmiotu zamówienia, powinien wówczas zamieścić je w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazać je do publikacji do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy powinno zawierać co najmniej:
1. nazwę (firmę) oraz adres Zamawiającego,
2. określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia,
3. uzasadnienie wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia,
4. nazwę (firmę) albo imię i nazwisko oraz adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano.

Publikacja ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy w trybie negocjacji bez ogłoszenia nie jest obowiązkiem Zamawiającego, jednak niesie ona dla niego istotne korzyści. Jeżeli Zamawiający opublikuje ogłoszenie, to znacznie krótsze będą terminy przysługujące na wniesienie odwołania, które zgodnie z art. 192 ust. 3 ustawy Pzp może doprowadzić do konieczności wykonania lub powtórzenia lub unieważnienia czynności Zamawiającego, albo (jeśli została zawarta już umowa) do unieważnienia umowy i nałożenia na Zamawiającego kary finansowej.

W przypadku publikacji ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy termin na wniesienie odwołania, zgodnie z art. 182 ust. 3 Pzp wynosi:

1. 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach, które stanowią podstawę jego wniesienia – jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne (art. 11 ust. 8 Pzp),
2. 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach, które stanowią podstawę jego wniesienia – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza od progów unijnych (art. 11 ust. 8 Pzp).

Jednak jeżeli  Zamawiający nie opublikuje ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy, to zgodnie z art. 182 ust. 4 Pzp termin na wniesienie odwołania wynosi:

1. 15 dni od dnia od publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku trybów: negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę – od publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia z uzasadnieniem,

2. 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy w postępowaniu o wartości powyżej progów unijnych, jeżeli Zamawiający:
- nie opublikował ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, albo
- opublikował ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej bez uzasadnienia - w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki.

3. 1 miesiąc od dnia zawarcia umowy, w postępowaniu o wartości mniejszej od progów unijnych, jeżeli Zamawiający:
- nie opublikował ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, albo
- opublikował ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych bez uzasadnienia - w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę
.

Autor: Jakub Michalski

Stan prawny na: 29 stycznia 2010 r.

Powrót